¿Qué es una Política de Viajes de Negocios y cuáles son sus beneficios?

30.01.2020

Una política de viajes de negocios es un conjunto de pautas que deben utilizar los gerentes de viajes y empleados de la compañía para los viajes y todo lo que conllevan para poder dar las explicaciones relacionadas.

El objetivo principal de una política de viajes es mantener a los viajeros seguros, a la vez que se adhieren a las pautas de la compañía (como un presupuesto) y se minimiza la responsabilidad.

Una de las ventajas más valiosas de una política de viajes de negocios es un protocolo claro, donde todo esté muy bien definido por todas las partes. Por ejemplo, tal vez tu empresa permita asientos de primera clase para viajes internacionales. Este hecho se establece en la política de viajes, y así queda reflejado ante cualquier duda de un empleado o el departamento de RRHH y la agencia de viajes corporativos.

Asimismo, se pueden establecer responsabilidades sobre gastos, invitaciones, protocolos de seguridad, para que los viajeros se adhieran a ellos y estén seguros de los pasos a llevar a cabo.

Últimamente, las políticas de viaje se utilizan para atraer nuevas contrataciones como incentivo para algunos puestos de la empresa.

¿Cómo de austera debería ser la política?

Las políticas se basan regularmente en el nivel de jerarquía de la empresa. Independientemente de cada caso, las políticas deben estipular compras rentables pero cercanas a la viabilidad del presupuesto, sin excepciones.

Aunque varias compañías apuntan a cláusulas más creativas y no tan duras, la consideración de lo que es mejor para ambos (la compañía y sus empleados) siempre es esencial para lograr los objetivos.

4 cosas que debe cubrir una política de viaje

Existen tantas variables como empresas para preparar la Política de Viajes de Negocios. Y si eres la persona encargada de escribir dicho plan, prepárate para participar en un acto de malabarismo al necesitar equilibrar las preferencias de los empleados con las de la empresa. No será fácil.

Si bien no podemos recomendar un enfoque exacto, las políticas siempre deben cubrir ciertos aspectos:

Gastos

La categoría de gastos le dice a los viajeros los límites, y lo que la compañía les reembolsará. Asegúrate de enumerar todos los aspectos que la compañía está dispuesta a cubrir, junto con las restricciones o pautas.

Para casi todas las categorías, deberás decirle a los viajeros:

  • Proveedores preferidos (aerolíneas, cadenas hoteleras, proveedores de alquiler de coches) con los que deben reservar.

  • Requisitos de compra anticipada: es común que las compañías requieran que los empleados reserven hoteles y vuelos al menos dos semanas antes del viaje.

  • El sitio web, la aplicación de reserva o las compañías de administración de viajes que el viajero debe usar.

  • El proceso de pago. Tal vez hay ciertas cosas para las cuales los empleados deben usar una tarjeta de empresa en lugar de una tarjeta personal.

No reembolsable

Todas las políticas de viaje razonables establecen qué artículos no le reembolsará. Algunos temas comunes incluyen:

  • Cuidado de niños

  • Mejoras de asiento preferidas de la aerolínea

  • Artículos de aseo o ropa comprada durante el viaje.

  • Tarifas de cambio de aerolínea

  • Multas de estacionamiento

  • Limpieza en seco

  • Películas en la habitación

A pesar de que algunos de estos elementos pueden figurar en las categorías de gastos, es útil tener una lista completa disponible en su sección para facilitar el uso al viajero.

Informe de gastos y proceso de reembolso

  • La documentación (formularios y recibos) que la empresa necesita para reembolsar a los viajeros.

  • El límite de tiempo para que los viajeros presenten informes de gastos después del viaje.

  • Cuánto tiempo después del envío el empleado puede esperar recibir un reembolso.

  • Consecuencias si los empleados no cumplen con las políticas.

  • Las categorías de gastos que necesitan aprobación previa.

  • Persona de la empresa y su información de contacto que autoriza solicitudes de viaje o informes de gastos especiales.

Información de seguridad

Otro objetivo importante de cualquier política de viajes de negocios de la empresa es proteger la seguridad de los empleados.

Es esencial establecer cualquier procedimiento de seguridad de viaje. Puedes considerar:

  • Solicitar a los viajeros que presenten sus itinerarios (si trabajas con un Gestor de Viajes ellos lo facilitarán. De esta manera sabrás dónde están en todo momento.

  • Describiendo cualquier seguro que la compañía tenga para viajar.

  • Proporcionar información de contacto y recursos para diferentes tipos de emergencias.

En la actualidad, las experiencias personalizadas son importantes para los viajeros.

Si se desea un alto cumplimiento de la política de viajes, hazlo lo más fácil posible mediante el uso de aplicaciones o tipos de comunicación alternativos, vía whatsapp, mail... En general, ¡haz que la experiencia sea buena!

Tener la agencia adecuada puede ahorrarte hasta un 20% en su presupuesto general de viaje mientras mantiene contentos a sus empleados.

No dudes en pedir información reservas@gedal.es  o aquí

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